Dossier d’admission en Ehpad : étapes et conseils

Comprendre le dossier de demande d’admission

Étape charnière dans la vie d’une personne en perte d’autonomie, l’admission en Ehpad est une solution souvent privilégiée par les familles qui veulent offrir à leurs proches un lieu de vie sécurisé où ils peuvent profiter d’un accompagnement adapté à leurs besoins. Pour pouvoir bénéficier d’une place permanente ou temporaire dans ce type d’établissement spécialisé, il est toutefois nécessaire d’en faire la demande, par le biais d’un dossier de demande d’admission.

Grâce à ce dossier, l’équipe de l’établissement peut vérifier si elle a la capacité d’accueillir la personne âgée, au regard de son profil et ses besoins. En effet, tous les Ehpad ne disposent pas des mêmes infrastructures ni des mêmes spécialités. Par exemple, seuls certains établissements disposent d’unités de vie dédiées à l’accueil des personnes âgées atteintes par la maladie d’Alzheimer et autres troubles neuro-évolutifs associés.

Le dossier de demande d’admission en Ehpad contient :

Un volet administratif
Un volet médical
Des justificatifs financiers

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Constituer son dossier étape par étape

Étape indispensable pour bénéficier d’une place en Ehpad, la constitution d’un dossier de demande d’admission en Ehpad n’est pas à prendre à la légère. Voici comment réaliser votre dossier, point par point.

Étape 1 - Renseigner les informations personnelles et administratives

La première étape consiste à indiquer le type d’hébergement souhaité (hébergement permanent, hébergement temporaire, accueil de jour ou accueil de nuit) et de renseigner le volet administratif du dossier. Remplie par le demandeur ou ses aidants, cette partie contient les informations d’état civil de la personne concernée, les précisions sur le contexte de la demande, les coordonnées des personnes à contacter, les informations sur la protection juridique, s’il y a lieu, les coordonnées du médecin traitant et les aspects financiers relatifs à la demande.

Ce volet doit être complété avec des pièces justificatives :

Photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport
Photocopie du livret de famille
Photocopie de la carte de séjour pour les étrangers
Photocopie de l’attestation de la carte Vitale
Photocopie de la mutuelle ou de l’attestation de Complémentaire santé solidaire (CSS)

Étape 2 - Faire remplir l’évaluation médicale par le médecin

Constitué de 4 pages, le volet médical du dossier d’admission doit impérativement être rempli, signé et daté par un médecin, le plus souvent le médecin traitant. Remise sous pli confidentiel, cette partie comprend diverses informations sur les antécédents médicaux, chirurgicaux et psychiatriques, ainsi que les pathologies actuelles et traitements en cours du demandeur. Le volet médical permet au médecin coordonnateur d’émettre un avis sur la demande d’admission, en fonction des possibilités d’accueil de l’établissement.

Étape 3 - Présenter vos justificatifs financiers

En fonction de la situation du demandeur, le dossier doit également inclure des justificatifs financiers :

Justificatifs attestant du montant de la pension de retraite
Photocopie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition
Notification du conseil départemental du droit à l’aide sociale (le cas échéant)
Notification de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) à domicile pour l’accueil temporaire (le cas échéant)
Notification de l’APA pour l’hébergement permanent (le cas échéant)
Photocopie de l’ordonnance de jugement de mise sous protection juridique de la personne (le cas échéant)

Ces éléments permettent à l’Ehpad de connaître précisément les capacités financières du demandeur pour notamment le conseiller en cas de ressources insuffisantes.

Étape 4 – Où déposer le dossier ?

Le dossier de demande d’admission peut être déposé directement auprès de l’établissement. Pour plus d’efficacité, il est conseillé de constituer son dossier directement sur la plateforme ViaTrajectoire.

La plateforme ViaTrajectoire offre la possibilité de constituer un seul et unique dossier afin de le transmettre à plusieurs établissements, directement en ligne. À l’heure actuelle, le dispositif est disponible dans 80 départements, et en cours de déploiement dans les départements dans lesquels il n’existe pas encore.

>Étape 5 - Ce qu’il se passe après

Une fois le dossier de demande réceptionné par l’établissement, l’équipe administrative vérifie tout d’abord si toutes les pièces requises sont bien présentes et si les informations nécessaires sont correctement renseignées. Si des documents viennent à manquer ou que des informations sont incomplètes, elle peut alors demander des compléments.

Dans un second temps, le dossier est examiné attentivement par des membres de l’équipe médicale, dont le médecin coordonnateur de l’établissement. L’objectif est ici d’évaluer les besoins du demandeur en matière de soins, ainsi que son niveau de dépendance afin de s’assurer que l’Ehpad peut fournir un accompagnement adapté.

Sur la base de cette évaluation, l’équipe prend alors la décision d’accueillir ou non le demandeur, qui se voit rapidement notifier de la décision. Si l’Ehpad n’est pas en mesure d’accueillir immédiatement la personne âgée, faute de place disponible, le dossier est placé en liste d’attente.

Si la décision est positive, une date d’entrée est planifiée avec la personne âgée et ses proches. Pour préparer l’accueil du nouveau résident, l’Ehpad procède à l’aménagement de la chambre, la rencontre avec les équipes ou encore la planification du programme de soins.

Les questions les plus fréquemment posées

Est-il possible de se faire accompagner dans ces démarches ?

En cas de difficulté relative à la constitution de votre dossier, il est possible de solliciter l’aide des services sociaux locaux, des associations ou de votre médecin traitant. L’équipe administrative de l’Ehpad est également à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner dans vos démarches.

Quel est le délai pour obtenir une réponse de l’Ehpad ?

De plusieurs semaines à plusieurs mois, le délai de réponse qui suit le dépôt d’un dossier de demande peut grandement varier selon les procédures suivies par l’établissement, la période de l’année et le nombre de dossiers déjà présents en liste d’attente. Le délai d’attente dépend également de la proportion de personnes âgées et des capacités d’accueil (nombre d’établissements et nombre de places) dans chaque département.

Que faire en attendant une entrée en Ehpad ?

Si le dossier est accepté, mais qu’il est placé en liste d’attente, faute de place disponible, il peut être judicieux de sécuriser le domicile avec des équipements spécifiques pour permettre au sénior de rester chez lui en attendant son entrée. Pour lui permettre de se familiariser avec l’Ehpad et soulager les aidants plusieurs heures par semaine, l’accueil de jour est également une solution envisageable.

Que faire si je n’obtiens pas de place d’hébergement ?

Un demandeur peut se voir refuser un hébergement en Ehpad, notamment si ses ressources financières s’avèrent insuffisantes. Dans telle situation, il est important de vérifier quelles sont les aides financières possibles en fonction de la situation de la personne (APA, ASH, aides au logement, aides accordées par les caisses de retraite). Il ne faut pas non plus hésiter à se tourner vers d’autres établissements, d’où l’intérêt de réaliser son dossier de demande sur ViaTrajectoire.

Outre l’accueil de jour et l’hébergement temporaire, il existe également des familles d’accueil pour personnes âgées, qui disposent d’un agrément pour accueillir des personnes dépendantes à leur domicile. Autrement, le recours aux aides à domicile peut permettre au proche en perte d’autonomie de rester à son domicile en bénéficiant d’une assistance quotidienne pour l’habillement, les repas et la toilette.